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2006-05-27 19:14Erfolgreiches Projektmanagement bei KURIER ONLINE (Teil 3 - mitten drin)
Basecamp der US-Firma 37signals
Basecamp ist mittlerweile seit über einem Jahr beim Telekurier (der Firma hinter KURIER ONLINE) im Einsatz; als ich es damals vorgeschlagen hatte, waren meine eigenen Erwartungen hoch, und sie wurden nicht enttäuscht. Nach der geradezu klassischen Phase großer Skepsis gegenüber einem “externen”, gehosteten nicht am eigenen Server laufenden Tool (mein Zugeständnis, das Tool nur temporär zu verwenden, und sobald ein gleichwertiges selbstgestricktes Tool zur Verfügung stünde, zu wechseln, war ernst gemeint; nur: wir fanden nie die Zeit ein eigenes Tool zu entwickeln; wozu auch? Es ist nicht unser Kerngeschäft die Werkzeuge für unsere tägliche Arbeit selbst zu bauen.) steigerte sich die Akzeptanz immer mehr. Im Einsatz bei kleineren Projekten bewährte sich Basecamp (bzw. “das Seegras” wie das Tool aufgrund der URL von Jo liebevoll verballhornt wurde) tadellos.
Für den Relaunch von kurier.at setzten wir Basecamp für die zentrale Verwaltung der Meilensteine, der To Do Listen und z.T. auch für die Mailkommunikation via Messages ein. Für die Arbeit mit Basecamp ist es sehr hilfreich, sich stets vor Augen zu halten, dass Basecamp ein Tool zur Förderung der Kommunikation ist – es ist nicht per se ein Projektmanagementtool für Reporting an die Geschäftsführung, es ist nicht das Tool um per Knopfdruck den auf die 4. Kommastelle exakten Projektstand abzurufen (so fern der auch jeglicher Realität sein möge).
Was sich folglich bewährte, war Basecamp als Basis für regelmässige Meetings zu nehmen; allerdings waren die Meetings in großer Runde (groß meint hier mehr als 3 Leute) sehr schnell sehr lähmend und wenig produktiv. In der Entwicklung interessierten sehr bald nur die eigenen To Do’s und nicht die der Kollegen. Statt sklavisch To Do Listen durchzubeten gingen wir bald dazu über, im kleinen Kreis, oft nur zu zweit, einen bestimmten Bereich durchzusprechen, die To Do’s als Anker, im Gespräch draufkommend, was klar, was unklar war und was an Spezifikation noch fehlte. Dieses Arbeiten mit Listen (die ruhig auch ausgedruckt am Tisch liegen konnten) erwies sich als sehr produktiv. Iterative Vorgänge – wie z.B. das Überführen der erledigten oder mit Kommentaren versehenen Papierlisten ins Basecamp – sorgten für eine zeitnahe und unkomplizierte Qualitätskontrolle; so war was erledigt und als To Do abgehakt war, auch wirklich erledigt und in Ordnung.
(2) Für den großen Überblick ist ein an einen (oder zwei parallel verwendete) Monitor(e) gebundenes Webtool natürlich nicht geeignet – hierfür sind die Wände im eigens erstrittenen Projektzimmer besser geeignet.
An der Innenseite der Tür platzierten wir den Übersichtsplan aller Anwendungen bei KURIER ONLINE, nicht dass auch nur eine vergessen würde.
Für den zeitlichen Überblick gibt mit den Milestones bei Basecamp zwar eine Kalenderansicht, die man jedoch nicht immer vor Augen hat. Ein vier Meter langer selbstgebastelter Wandkalender für die drei Monate der Projektfinalisierung sorgte für mehr Präsenz der knappen Ressource Zeit.
Kleines Detail: Feiertage (Ostern fiel in die Projektzeit) und Wochenenden eintragen, und nicht per se als zur Verfügung stehende Tage einplanen (als Puffer im Hintergrund sind sie ok).
Das Bild zeigt den Kalender am Ende des Projekts, alle Tage sind durchgestrichen und alle Post-It’s, die vorher die Milestones markierten, sind erledigt und vom Kalender verschwunden.
Die erledigten Milestones vom Kalender wurden noch für alle Fälle auf einer Pinnwand gesammelt, nach einem Re-Check wanderten sie dann endgültig in den Papierkorb (Vorteil Papier: das Zerknüllen erledigter To Do’s macht Spass).
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